Asistente Administrativa Contable

Propósito del Puesto

Brindar soporte administrativo y contable al área operativa de la empresa, asegurando el orden, control y correcto flujo de la documentación, así como la atención eficiente de la oficina. El rol combina funciones administrativas con apoyo en contabilidad básica, aportando organización, seguimiento y confiabilidad en el manejo de la información.

Principales Funciones y Responsabilidades

Gestión Administrativa y de Oficina

• Atención de oficina, llamadas telefónicas y correos electrónicos.
• Gestión, organización y archivo de documentación administrativa y contable.
• Elaboración de reportes administrativos y de apoyo a la gestión.
• Coordinación de agendas, citas y reuniones.
• Preparación y recopilación de documentación para bancos y organismos oficiales.
• Gestión y actualización de bases de datos internas.

Apoyo en Contabilidad Básica

• Registro de facturas.
• Control y seguimiento de pagos y cobros.
• Conciliaciones contables sencillas.
• Elaboración, revisión y seguimiento de facturas, presupuestos y albaranes.

Gestión Documental en la Nube

• Creación y mantenimiento de carpetas digitales.
• Definición y aplicación de nomenclaturas y control de versiones.
• Subida, descarga y compartición segura de documentos.
• Seguimiento de documentación pendiente y cumplimiento de plazos.

Soporte Operativo y Logístico de Oficina

• Control de material de oficina y consumibles.
• Gestión de pedidos y coordinación con proveedores (mensajería, mantenimiento, servicios generales).
• Soporte logístico básico para el funcionamiento diario de la oficina.
• Detección, registro y seguimiento de incidencias operativas.

Requisitos del Perfil

Formación académica:

• Estudios en Administración, Gestión Empresarial o carreras afines.

Experiencia requerida:

• Experiencia previa comprobable en posiciones administrativas (requisito).
• Conocimientos contables como valor agregado.

Conocimientos técnicos:

• Dominio de herramientas ofimáticas: Word, Excel, correo electrónico y calendarios.
• Experiencia en gestión documental en la nube (Google Drive, SharePoint, Dropbox u otras plataformas similares).
• Conocimiento de normativas contables y fiscales panameñas.
• Capacidad para trabajar en entornos internacionales, con flexibilidad horaria para coordinación con equipos de otros países.